3 raisons d’utiliser un système de gestion électronique des documents

Alors que de nombreuses entreprises ne sont pas conscientes des avantages que leurs activités peuvent tirer de la mise en œuvre de systèmes de gestion électronique des documents, d’autres structures sont conscientes de leur nécessité. Un système de gestion électronique des documents est un aspect important de toute entreprise. Il permet de capturer et de gérer électroniquement tous les documents de votre entreprise. Il peut s’agir de documents physiques ou ceux numériques. Voici 3 raisons tangibles indiquant que votre entreprise a besoin d’un système de gestion électronique des documents.

Votre salle de stockage déborde

Si vous avez déjà manqué d’espace dans votre salle de stockage, il est temps d’adopter un système de gestion électronique des documents (SGED). Un SGED peut stocker tous les documents que vous avez collectés. Il vous aide à trouver exactement ce que vous cherchez, et vous permet de partager des documents avec des partenaires et des clients sur internet. Vous serez en mesure de générer des rapports professionnels facilement et sans effort, ce qui vous fera gagner des heures par semaine. Aujourd’hui, il est tout à fait possible de concevoir un SGED sur mesure avec un professionnel tel que l’editeur Corse de logiciels. Avec un SGED personnalisé, vous pouvez enfin vous consacrer sérieusement à la gestion de votre flux de documents et à l’utilisation de la salle de stockage.

Vos employés passent beaucoup de temps à chercher des informations

Si vos employés perdent du temps à chercher les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail, c’est le signe que quelque chose doit changer. Dans la plupart des entreprises qui ne disposent pas d’un système de gestion électronique des documents, le problème commence au sommet : s’il n’y a pas de documentation sur la façon dont une entreprise est censée fonctionner, cela conduit à l’anarchie. Il existe généralement d’autres raisons à ces problèmes de flux de travail : certains départements n’ont peut-être pas de rôles de direction clairs ou ne communiquent pas entre eux aussi bien qu’ils le pourraient. Peut-être les membres de votre équipe ne savent-ils pas comment utiliser au mieux les technologies dont vous disposez. Un SGED permet de centraliser tous les fichiers qui circulent dans votre entreprise, de donner à chacun l’accès à tout ce dont il a besoin, de lui permettre de faire des recherches dans tous les fichiers rapidement et facilement.

Le déchiquetage sécurisé vous coûte trop cher

Le déchiquetage traditionnel de documents consiste à payer une entreprise qui envoie des camions chercher vos documents sensibles et les emmène quelque part pour les détruire. C’est coûteux, et il n’y a aucune garantie que les documents sont réellement éliminés de manière écologique.
Opter pour un système de gestion électronique des documents permet aux entreprises et aux organisations de garder le contrôle de leurs informations sensibles. Le service permet aux utilisateurs de télécharger leurs fichiers en ligne en toute sécurité, puis de choisir la manière dont ils souhaitent que les documents soient supprimés, que ce soit par déchiquetage ou par effacement des données. Le système est simple et abordable. Vous n’avez plus besoin de vous inquiéter des copies papier qui échappent à votre contrôle.